Lepší rezervace, méně chaosu. Proč dnes rezervační systém rozhoduje o zážitku hosta i tržbách restaurace.

Dobrý rezervační systém dnes nemá jen zapisovat rezervace. Pro moderní restaurace se stává jedním z nejdůležitějších nástrojů pro řízení provozu. Má šetřit čas personálu, snižovat chaos v podniku, pomáhat lépe vytížit kapacitu, omezovat no-show a podporovat vyšší výnos restaurace.  

Právě v této oblasti se už 20 let pohybuje rezervační systém Guestplan. Podle jeho zakladatele, kterým je Bas van’t Wout, dnes kvalitní rezervační systém neslouží jen k zapisování stolů, ale především k tomu, aby restauraci šetřil čas a pomáhal jí lépe fungovat. 

Navíc díky spolupráci Gault&Millau s Guestplan mohou restaurace, které se rozhodnout rezervační systém začít využívat, získat 50% slevu na kterýkoli z předplatných programů Guestplanu po dobu tří let.

Guestplan - rezervační systém, který šetří čas restauraci i hostům 

Jedním z hlavních důvodů, proč restaurace řeší způsob rezervací, je množství operativy, které s nimi souvisí. Rezervační systém má personál zbavit co největší části administrativy. Neměl by provoz zatěžovat telefonáty, ručními úpravami rezervací, potvrzováním ani opakovanou komunikací ke každé změně. Cílem je maximální automatizace, aby se tým mohl soustředit na hosta a samotný servis.  

Systém zároveň musí být snadný i pro hosta. Pokud je proces složitý nebo zdlouhavý, negativně to ovlivňuje první dojem. Naopak rychlý a jednoduchý proces posiluje vnímání profesionality restaurace.  

„Rezervace je často první reálný kontakt hosta s podnikem. A první dojem neuděláte dvakrát,"   říká Bas van’t Wout, zakladatel Guestplanu.  

Důležitou roli v tom hraje rezervační widget. Ten umožňuje hostovi rezervovat si stůl odkudkoli na webu restaurace bez nutnosti přecházet na samostatnou podstránku. Ať už si prohlíží menu, kontakty, nebo fotografie podniku, rezervaci může provést okamžitě. Cesta k rezervaci je tak krátká, přirozená a bez zbytečných překážek.    

Lepší práce s kapacitou znamená vyšší tržby 

Guestplan neřeší jen obsazenost stolů, ale i to, jak efektivně se využije celá kapacita restaurace. Systém pracuje s různou délkou rezervací, odlišným tempem obědu a večeří nebo třeba degustačními menu. Systém zároveň dokáže efektivněji pracovat s usazováním hostů. Menší skupiny směřuje k menším stolům a větší kapacitu nechává volnou pro početnější rezervace. „Rezervační systém dnes nerozhoduje jen o tom, jestli se stůl obsadí, ale jak dobře se obsadí celá restaurace,“ vysvětluje van’t Wout.  

Výsledkem je lepší využití prostoru i plynulejší otáčení stolů během večera a to se přirozeně promítá do vyšších tržeb. Stejně důležité je i rozložení rezervací v čase. Pokud by většina hostů dorazila například přesně v 18:00, znamenalo by to enormní tlak na kuchyni i servis. Restaurace proto stále častěji pracují s limity rezervací v jednotlivých časových slotech, aby provoz zůstal plynulý.

A co no-show rezervace?  

Jedním z největších témat posledních let jsou no-show rezervace. Především u fine dining konceptů nebo degustačních menu představují neobsazené stoly výraznou finanční ztrátu. I zde se mění přístup restaurací. Stále běžnější jsou automatické rekonfirmace, waiting listy nebo depozity a platby předem. Hosté si na tento model postupně zvykli a u speciálních zážitků jej často vnímají jako standard.  

Výhodou pro podnik není jen větší jistota příchodu hosta, ale i lepší plánování kuchyně. Restaurace ví přesněji, kolik lidí dorazí na konkrétní menu nebo službu, může efektivněji připravit suroviny a zároveň omezit zbytečný odpad. 

Speciální nabídka pro restaurace Gault&Millau 

Rezervace už nejsou odděleným krokem po výběru restaurace, ale stávají se přímou součástí samotného objevování gastronomie. Hosté chtějí přejít od inspirace rovnou k akci bez zbytečných mezikroků a hledání dalších cest, jak si stůl rezervovat. Právě proto vzniká propojení s Gault&Millau.   

„Výhodou naší vzájemné integrace je, že si foodie cestovatelé a hosté, kteří hledají gastronomické zážitky, mohou rezervaci udělat přímo v prostředí Gault&Millau. Nemusí odcházet na web restaurace a znovu hledat, kde rezervovat. Méně kroků k rezervaci znamená vyšší pravděpodobnost jejího dokončení. Foodies, kteří míří za dobrým jídlem, si často vybírají restauraci a rezervují místo přímo v prostředí Gault&Millau,“ říká zástupce Guestplanu.  

Restaurace, které se rozhodnou implementovat rezervační systém Guestplan prostřednictvím spolupráce s Gault&Millau, mohou využít zvýhodněnou nabídku. Po registraci přes speciální odkaz získají 50% slevu na kterýkoli z předplatných programů Guestplanu po dobu tří let. Registraci je možné provést ZDE.

Technologie, která propojuje celý provoz   

Rezervační systémy dnes nefungují izolovaně, ale postupně se stávají součástí širšího ekosystému gastronomie. Od okamžiku, kdy host restauraci objeví, přes samotnou rezervaci až po návštěvu v podniku. Důležitou roli v tom hrají i rezervace přímo z prostředí Google Maps, které umožňují hostům provést rezervaci bez nutnosti návštěvy webu restaurace. Guestplan patřil mezi první systémy, které tuto integraci spustily. Další vývoj směřuje k tomu, aby bylo v budoucnu možné řešit i platby nebo depozity přímo v prostředí Google. 

Vedle toho se rezervační systémy rozšiřují i do dalších oblastí provozu – od prodeje dárkových poukazů přes sběr zpětné vazby navázané na konkrétní stůl až po práci s hosty v čase pomocí newsletterů a segmentace. Restaurace tak mohou komunikovat cíleně podle návštěvnosti, jazyka nebo doby, kdy se host naposledy objevil.

Guestplan v kostce: co přináší restauracím 

• Rezervační widget dostupný v každé části webu 

Host může vytvořit rezervaci odkudkoli na webu restaurace bez nutnosti hledat samostatnou rezervační stránku. Cesta k rezervaci se tak výrazně zkracuje a zvyšuje se pravděpodobnost jejího dokončení.

• Služby, zážitky a speciální nabídky přímo v rezervaci 

Vedle klasické rezervace stolu lze pracovat i se speciálními menu, degustacemi, eventy nebo tematickými večery, které si host vybírá už při rezervaci.  

• Depozity, platby a předplatby 

Systém podporuje platby předem, depozity i předplacené speciální nabídky, což pomáhá snižovat riziko no-show, lépe plánovat kapacitu a zvyšovat jistotu u vytížených termínů a speciálních akcí.  

• Lepší rozložení hostů v čase 

Restaurace si může nastavit maximální počet rezervací v jednotlivých časových slotech. Díky tomu hosté přicházejí rovnoměrněji a provoz je plynulejší.  

• Automatická komunikace s hosty 

Potvrzení, připomínky a další zprávy odcházejí automaticky. Tím se snižuje administrativní zátěž a riziko zapomenutých rezervací.  

• Newslettery přímo v systému 

Součástí je i nástroj pro cílenou komunikaci s hosty, například při novém menu, sezónních akcích nebo eventech.  

• Dárkové karty a dodatečný prodej 

Systém umožňuje online prodej dárkových karet a dalších nabídek, které přinášejí dodatečný obrat a nové hosty.  

• Čekací listina při plné kapacitě 

Pokud je podnik plně obsazený, hosté se mohou zapsat na čekací listinu. Uvolněná místa se tak zaplní rychleji.  

• Práce s daty a zpětnou vazbou 

Guestplan pomáhá sbírat zpětnou vazbu a pracovat s daty o hostech, což umožňuje lépe personalizovat nabídku a podporovat opakované návštěvy.  

• Vše na jednom místě 

Rezervace, stoly, služby, platby, komunikace i data o hostech jsou dostupné v jednom systému, který dává restauraci přehled o celé provozní situaci v reálném čase.  

Cílem rezervačního systému Guestplan ale zůstává především jedno – co nejvíce zjednodušit provoz restaurace a odstranit zbytečnou administrativu.  

V praxi to znamená méně času stráveného ruční správou rezervací a více prostoru pro servis, řízení restaurace a samotnou práci s hosty. Technologie se tak z pozadí stává nástrojem, který pomáhá restauracím fungovat plynuleji, efektivněji a s větším důrazem na zážitek hosta.